Města a obce online - Boskovice

Nahlížení do spisové dokumentace dětí

1.   Nahlížení do spisové dokumentace dětí, zařazených do základní evidence dle ust. § 54 a) zákona o SPOD – spis Om

Nahlížet do spisové dokumentace vedené o dítěti, zařazeném do základní evidence, nejde-li o část týkající se správního řízení, činit si z ní výpisy a pořizovat za úhradu kopie spisové dokumentace nebo její části je oprávněn na základě odůvodněné písemné žádosti (§ 55 odst. 5 zákona o SPOD):

·        rodič dítěte, kterému náleží rodičovská odpovědnost, nebo jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte nebo jejich zástupce na základně písemně udělené plné moci . Na plné moci udělené zástupci rodiče nemusí být úředně ověřené podpisy rodičů. Úřední ověření podpisu na plné moci je účelné požadovat pouze v případě odůvodněných pochybností o pravosti plné moci (např. pokud se na obecní úřad obce s rozšířenou působností dostaví pouze samotný zástupce rodiče, o němž z předchozích jednání obecní úřad neví, že je rodičem zplnomocněn k zastupování, a současně nelze pravost plné moci operativně ověřit u rodiče telefonicky apod.). Zásadně však postačuje prostá písemná forma plné moci bez ověřených podpisů;

·        dítě starší 15 let bez zastoupení rodičem nebo jinou osobou odpovědnou za výchovu dítěte, je-li to přiměřené jeho věku a rozumové vyspělosti . Bylo-li soudem rozhodnuto o utajení pokrevního rodiče a jeho souhlasu k osvojení, může osvojenec nahlédnout do spisové dokumentace až po nabytí plné svéprávnosti;

·        osvojenec, a to pouze v případě spisové dokumentace týkající se osvojení ; bylo-li soudem rozhodnuto o utajení pokrevního rodiče a jeho souhlasu k osvojení, umožní to obecní úřad obce s rozšířenou působností osvojenci až po nabytí plné svéprávnosti.

·        advokát ve funkci kolizního opatrovníka dítěte, na které je veden spis Om. Orgány SPOD jsou na základě ust. § 57 odst. 3 ZSPOD oprávněny i bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat osobní údaje v rozsahu, který je nezbytný pro plnění úkolů podle ZSPOD, přičemž mezi tyto úkoly patří i povinnost poskytnout na žádost soudem jmenovanému opatrovníkovi dítěte z řad advokátů údaje potřebné pro soudní řízení ve věcech dítěte podle § 51 odst. 4 písm. f) (ev. § 55 odst. 2) ZSPOD.  Údaje mohou být advokátovi-koliznímu opatrovníkovi poskytnuty ve formě zprávy, která obsahuje výtah ze spisové dokumentace, anebo ve formě kopie vybraných částí spisové dokumentace. Na zapůjčení kompletní spisové dokumentace nemá opatrovník-advokát zákonný nárok. Není ovšem vyloučeno, aby se opatrovník-advokát s potřebnými údaji seznámil i formou nahlédnutí do spisové dokumentace a na základě tohoto nahlédnutí posoudil, které údaje obsažené ve spisové dokumentaci jsou pro účely soudního řízení, v němž zastupuje dítě, podstatné a které nikoliv. 

Nevidomé osobě bude obsah spisové dokumentace přečten a obecní úřad obce s rozšířenou působností umožní na požádání této osoby, aby do spisu nahlížel její doprovod.

Na nahlížení do spisové dokumentace se nevztahuje zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Kromě spisové dokumentace dětí, zařazených do základní evidence vede OSPOD  i další písemnosti tvořící podklad pro zpracování spisové dokumentace. Tyto písemnosti lze předložit jen soudu a státnímu zastupitelství v případě, že se údaje v nich obsažené týkají trestního stíhání. Nelze je vydat žádnému orgánu, fyzické ani právnické osobě. Podklad pro zpracování spisové dokumentace se vede odděleně v samostatné složce, která tvořena spisovou značkou P/Om (nebo P/Nom) a není součástí spisu Om ani Nom.

Při nahlížení do spisové dokumentace o dítěti podle § 55 odst. 5 zákona se spis Om/NOm předloží k nahlédnutí oprávněné osobě vždy bez samostatné složky tvořící podklad pro zpracování spisové dokumentace.

Obecní úřad obce s rozšířenou působností do 15 dnů ode dne, kdy rodič nebo osoba odpovědná za výchovu dítěte požádali o nahlédnutí do uvedené spisové dokumentace,

·        sdělí, že se rodiči nebo osobě odpovědné za výchovu dítěte umožní nahlédnout do spisové dokumentace, a určí termín k nahlédnutí, v tomto případě se nevydává rozhodnutí, nebo

·        rozhodne o odmítnutí písemné žádosti , pokud by to bylo v rozporu se zájmem dítěte nebo pokud lze ze spisové dokumentace zjistit, která fyzická osoba upozornila na skutečnosti uvedené v § 7 zákona o SPOD (týká se např. upozornění na porušení povinností nebo zneužití práv vyplývajících z rodičovské odpovědnosti, nebo upozornění o jiném ohrožení dítěte dle § 6 zákona o SPOD).

Osoby výše uvedené mají právo při nahlížení do spisové dokumentace, činit si z ní výpisy a pořizovat za úhradu kopie spisové dokumentace nebo její části. Nevidomé osobě bude obsah spisové dokumentace přečten a obecní úřad obce s rozšířenou působností umožní na požádání této osoby, aby do spisu nahlížel její doprovod.

2.   Nahlížení do zvláštní spisové dokumentace dětí, vedené dle ust. § 55 odst. 2 zák. o SPOD od 1.1.2022

Nahlížení do zvláštní spisové dokumentace se neřídí úpravou nového § 55 odst. 6 zákona o SPOD, ve znění zákona č. 359/1999 Sb., který se vztahuje pouze na nahlížení do spisové dokumentace podle § 55 odst. 1. Do zvláštní „opatrovnické“ spisové dokumentace podle § 55 odst. 2 zákona SPOD má právo nahlížet na základě odůvodněné písemné žádosti pouze samotné dítě, pokud je k tomu způsobilé s ohledem na svůj věk a rozumovou vyspělost, a to jako:

·        subjekt údajů , jenž má právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům, které se ho týkají, v souladu s čl. 15 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679,

·        účastník řízení , který má právo na informace o řízení od obecního úřadu obce s rozšířenou působností jako svého opatrovníka, v souladu s § 8 odst. 3 zákona o SPOD, § 20 odst. 4 z.ř.s. a čl. 10 odst. 1 písm. b) Evropské úmluvy o výkonu práv dětí (č. 54/2001 Sb.m.s.);

nejpozději o dítěti starším 12 let se má přitom za to, že je schopno informace o soudním řízení přijmout a pochopit (viz § 8 odst. 3 zákona o SPOD a § 867 odst. 2 o.z.).

Rodiče, kteří nemohou dotčené dítě zastupovat v soudním řízení nebo při právním jednání, pro které byl dítěti jmenován opatrovník, jsou z důvodu kolize zájmů nebo nebezpečí střetu zájmů s dítětem vyloučeni rovněž z nahlížení do zvláštní spisové dokumentace podle § 55 odst. 2 zákona o SPOD, s odkazem na § 892 odst. 3 o.z.

3.   Nahlížení do spisové dokumentace NOm

Pro nahlížení do spisové dokumentace NOm platí stejná pravidla, jako pro nahlížení do spisu dítěte zařazeného do základní evidence (viz bod 1).

Při nahlížení do spisové dokumentace o dítěti podle § 55 odst. 5 zákona se spis NOm předloží k nahlédnutí oprávněné osobě vždy bez samostatné složky tvořící podklad pro zpracování spisové dokumentace.

4.   Nahlížení do spisové dokumentace správního řízení – správní spis

Do spisové dokumentace správního řízení mají právo nahlížet účastníci řízení a jejich zástupci a to i v případě, že je rozhodnutí ve věci již v právní moci. Není-li účastník zastoupen, může spolu s účastníkem do spisu nahlížet i jeho podpůrce (osobu podpůrce upravuje ust. § 45 občanského zákoníku a dle zákona je třeba doložit úřadu smlouvu o nápomoci schválenou soudem). S právem nahlížet do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části. Bude-li osobě odepřeno nahlížení do spisu nebo jeho části, vydá o tom zdejší úřad usnesení, které bude osobě doručeno.                                                                                                  

Žádost o nahlížení do správního spisu není třeba podávat písemně, žádost je vyřízena bezodkladně.

Nahlížení do spisové dokumentace správního řízení se řídí § 38 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.

5.   Nahlížení do spisu Pon (děti nezařazené do základní evidence)

Nahlížení do obecné spisové dokumentace, označené značkou Pon (= péče o nezletilé), podléhá režimu zákona č. 500/2004, správní řád, ve znění pozdějších předpisů – konkrétně § 38 uvedeného zákona. Právo na nahlížení do spisu Pon mají rodiče, osoby odpovědné za výchovu dítěte nebo jejich zástupce na základně písemně udělené plné moci. Písemnosti, které obsahují informace, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti (dle ust. § 57 odst. 1 zákona o SPOD), nejsou dle ust. § 17 odst. 4 SŘ součástí spisové dokumentace a vedou se odděleně. Na tyto písemnosti uchovávané mimo spis se ustanovení dle správního řádu či jiného zákona o nahlížení do spisu nepoužijí.

Žádost o nahlížení do správního spisu není třeba podávat písemně, žádost je vyřízena bezodkladně.

Obecný postup po obdržení žádosti a úhrada správních poplatků, spojených s pořízením kopie ze spisové dokumentace

V případě umožnění nahlížení do jakékoli spisové dokumentace se o nahlížení do spisové dokumentace sepisuje s účastníkem nahlížení protokol.

Písemná odůvodněná žádost o nahlížení do spisu, poučení klienta (nebo jeho právního zástupce) o nahlížení do spisové dokumentace Om vedené o dítěti zařazeném do základní evidence dle ust. § 54 odst. a) zákona o SPOD na úseku sociálně-právní ochrany dětí, termín provedeného nahlížení do spisu, protokol o nahlížení do spisové dokumentace a doklad o úhradě poplatku za pořízení kopií ze spisu jsou součástí spisové dokumentace.

Pro stanovení úhrady za pořízení kopie ze spisové dokumentace platí zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů (aktuálně platí správní poplatek 15 Kč za každou první stránku kopie a 5,- Kč za každou započatou stránku pořízenou na kopírovacím stroji). V případě, že kopie ze spisové dokumentace budou zaslány prostřednictvím České pošty, a. s. bude rodič dítěte nebo osoba odpovědná za výchovu dítěte či další oprávněná osoba dopředu informována o výši nákladů na pořízení kopie spisové dokumentace a výši poštovného. Výše poštovného se odvíjí od váhy zásilky. Pokud se rodič dítěte nebo osoba odpovědná za výchovu dítěte rozhodne pro osobní převzetí, částka poštovného nebude účtována. Kopie spisové dokumentace nelze s ohledem na zabezpečení ochrany údajů zasílat prostřednictvím e-mailu. Zaslání je možné i prostřednictvím datové schránky. Předání kopií spisové dokumentace (osobně či prostřednictvím doručovací služby) probíhá vždy až po doložení zaplacení celkové požadované částky (potvrzení z pokladny úřadu nebo potvrzení z finančního odboru úřadu, že platba byla v pořádku přijata na účet úřadu). Rozhodně nebude kopie spisové dokumentace zaslána na dobírku, neboť není předem jasné, zda zásilka bude převzata a nevrátí se pak zpět bez uhrazení požadované částky. Kopie ze spisové dokumentace lze pořídit na vlastní náklady, respektive vlastními technickými prostředky. V tomto případě není částka za pořízení kopií spisové dokumentace účtována. Pořizování kopií ze spisové dokumentace vedené o dítěti tak představuje výjimku z pravidla, že úkony související s prováděním sociálně-právní ochrany dětí jsou osvobozeny od poplatků. Nahlížení do spisové dokumentace probíhá zpravidla u vedoucí úseku sociálně-právní ochrany dětí. O průběhu nahlížení je sepsán protokol a nahlížející podepisují poučení o nahlížení do spisové dokumentace.

Veškeré údaje výše uvedené se týkají v plném rozsahu i žádosti o nahlížení do zvláštní spisové dokumentace dětí vedené dle ust. § 55 odst. 2 zák. o SPOD oprávněným dítětem (tj. odůvodněná písemná žádost, stanovení termínu pro nahlížení, úhrada správních poplatků atd.)

Údaje obsažené ve spisové dokumentaci týkající se dítěte je obecní úřad obce s rozšířenou působností oprávněn využít pouze v zájmu dítěte.