Města a obce online - Hostinné

Vážení,
při naší činnosti zpracováváme ¹  různé osobní údaje ¹ fyzických osob, a to jednak při výkonu veřejné správy, kdy vystupujeme jako Městský úřad Hostinné (např. agenda stavebního úřadu, matriky, silničního správního úřadu, přestupkové agendy, výběr místních poplatků) a dále rovněž v soukromoprávních vztazích, kdy vystupujeme jako město Hostinné (např. pokud s fyzickými osobami uzavíráme nájemní smlouvy na městské byty, nebytové prostory; uzavíráme smlouvy s dodavateli aj.). Jsme si vědomi toho, že ochrana osobních údajů je jedním ze základních práv všech fyzických osob. Zpracování osobních údajů se od května 2018 řídí tzv. obecným nařízením o ochraně osobních údajů  platné v celé EU, pro které se vžilo označení GDPR (podle jeho anglického názvu General Data Protection Regulation). Základním právem naplňujícím zásadu transparentnosti zpracování osobních údajů je právo subjektu údajů (tj. v našem případě zejména občanů města a dále i dalších fyzických osob, které s námi vstupují kontaktu v souvislosti např. s uzavíráním dodavatelských smluv apod.) na informace. V souladu s výše uváděným nařízením (s jeho čl. 12, 13 a 14) Vám tímto poskytujeme informace o aspektech zpracování a přístupu k osobním údajům.

Totožnost a kontaktní údaje na správce, pověřence

Slovy Nařízení o ochraně osobních údajů je správcem ² osobních údajů město Hostinné, IČO: 00277908, jelikož osobní údaje uchovává a nakládá s nimi.

V záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů a výkonem práv podle Nařízení o ochraně osobních údajů se na nás můžete obrátit:
          -  osobně nebo písemně na adrese: Město Hostinné, Náměstí 69, 543 71 Hostinné;
          -  elektronicky na e-mailové adrese: urad@muhostinne.cz;
          -  prostřednictvím datové schránky ID: dgsbd5f.

Jako orgán veřejné moci jsme byli povinni jmenovat tzv. pověřence pro ochranu osobních údajů, kdy i na něho se můžete v těchto záležitostech obracet.
          -   elektronicky na e-mailové adrese: osobni.udaje@muhostinne.cz

_______________________________

  ¹ Vysvětlení (zákonné definice) těchto pojmů viz text na konci.
  ² Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES

Pro jaký účel a na základě jakého právního základu osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje můžeme zpracovávat, pouze pokud k tomu máme některý z tzv. právních základů1 (někdy se také hovoří o právních důvodech či právních titulech pro zpracování osobních údajů). Nařízení o ochraně osobních údajů stanoví šest těchto právních základů, jak jsou uvedeny níže pod body I až VI Ke zpracování osobních údajů dle bodu I. až V. nepotřebujeme Váš souhlas.
V případě zpracování osobních údajů založeného na právním základu níže uvedeném pod bodem IV –oprávněný zájem (v případě samostatné působnosti) či pod bodem II – veřejný zájem nebo při výkonu veřejné moci (v případě přenesené působnosti) můžete vznést námitku proti zpracování podle čl. 21 Nařízení o ochraně osobních údajů.

Právní základy zpracování a konkrétní činnosti, při kterých osobní údaje zpracováváme:

I.    zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje  [zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR];

II.    zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce [zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR];

Zpracování osobních údajů při naší činnosti je založeno především na dvou výše uvedených právních základech (body I a II), a to jak při výkonu v přenesené, tak i samostatné působnosti. Jedná zejména o tyto konkrétní účely zpracování:
-    jako obec s pověřeným obecním úřadem (tzv. obec typu II) vykonáváme vybrané činnosti v přenesené působnosti (státní správy) pro obce spadající do našeho územního obvodu - vyřizujeme např. agendy: stavební úřad, životní prostředí, silniční správní úřad, přestupky, matrika, kdy se naše činnost řídí různými zvláštními předpisy (např. správním řádem; stavebním zákonem; zákonem o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich; zákonem o matrikách, jménu a příjmení; zákonem o evidenci obyvatel a řadou dalších)
-    plníme povinnosti stanovené zákonem o obcích, dle kterého jsou obce povinny pečovat o všestranný rozvoj svého území a o potřeby svých občanů a při plnění svých úkolů chránit též veřejný zájem;
-    dopadají na nás rovněž povinnosti spojené se zákonem o zadávání veřejných zakázek či, zákonem o svobodném přístupu k informacím;
-    zajišťujeme informační a poradenský servis, přijímáme a vyřizujeme Vaše stížnosti, připomínky, náměty apod.
-    v neposlední řadě na nás dopadají i účetní a daňové předpisy.


Tímto bychom Vás chtěli výslovně informovat, že město Hostinné je správcem kamerového systému, který monitoruje zejména prostory autobusového nádraží a vybraných veřejných prostranství, kdy zpracování osobních údajů z kamerového záznamu provádíme právě z důvodu veřejného zájmu (bod II) pro zajištění bezpečnosti a ochranu majetku občanů; záznam z kamerového systému je možné použít pouze pro potřeby policie, soudu a příslušných státních orgánů a je uchováván cca 1 měsíc.


III.    zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy [zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR];

V rámci výkonu samostatné působnosti vstupuje do smluvních vztahů např. s dodavateli služeb pro město; uzavíráme smlouvy s nájemníky městských bytů, ubytovny, domu s pečovatelskou službou, nebytových prostor apod.; tuto činnost vykonávají a zajišťují zejména Odbor investic a majetku.


IV.    zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů [zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR];

Našim oprávněným zájmem je zejména výkon a ochrana vlastnického a dalších práv jako např. při vymáhání pohledávek.


V.    zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů.

VI.    zpracování na základě uděleného souhlasu pro jeden či více konkrétních účelů;

Osobní údaje můžeme zpracovávat ještě také na základě Vašeho souhlasu, ale to pouze v případě, že ke zpracování nemáme jiný právní základ (tj. některý z důvodů uvedených výše pod body I až V) a že nám tento svůj souhlas udělíte. O Váš souhlas se zpracováním některých osobních údajů (týkajících se zdravotního stavu) žádáme u žadatelů o přidělení bytu v domě s pečovatelskou službou – Penzion Domov, neboť bez těchto údajů bychom žádost nemohli řádně posoudit.

Pokud souhlas udělíte, můžete jej kdykoli odvolat. Vezměte však na vědomí, že s odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který jste dali před jeho odvoláním. V okamžiku odvolání souhlasu přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat. Souhlas nejste povinni udělit a s neudělením nebo odvoláním souhlasu není spojen žádný negativní důsledek pro vaši osobu.

Jakým příjemcům osobní údaje poskytujeme; předávání do 3. zemí?

S osobními údaji pracují naši zaměstnanci, a to pouze ti, kteří jsou, ze své pozice k vyřizování předmětné záležitosti, k tomu oprávněni. V některých případech jsme povinni Vaše osobní údaje poskytnout i orgánům veřejné moci, neboť ty jsou, v souladu s obecně závaznými právními předpisy, oprávněny tyto informace požadovat (např. kontrolní orgány, policie, soudy apod.). K Vašim osobním údajům mohou mít přístup i tzv. zpracovatelé, kteří pro nás zajišťují nezbytné služby (např. poskytovatelé informačních a komunikačních systémů, technické infrastruktury např. IT služeb). S těmito zpracovateli jsou však uzavřeny zpracovatelské smlouvy (jejich uzavření ostatně vyžaduje i Nařízení o ochraně osobních údajů), které obsahují takové podmínky a záruky, aby byly Vaše osobní údaje dostatečně ochráněny. Zpracovatelé jsou totiž vázáni stejnými povinnostmi na ochranu osobních údajů, jaké nám samotným ukládá Nařízení o ochraně osobních údajů. Vaše osobní údaje jsme oprávněni poskytnout třetím osobám také za účelem plnění  zákonných či smluvních povinností nebo na základě našeho oprávněného či veřejného zájmu. Vezměte, prosíme, také na vědomí, že v zákonem stanovených případech jsme povinni některé informace s Vašimi osobními údaji zveřejňovat prostřednictvím úřední desky, tj. tyto jsou pak zpřístupněny široké veřejnosti (např. když se doručuje tzv. veřejnou vyhláškou či zveřejnění dražebních vyhlášek exekutorů).

V žádném případě sami nepoužíváme ani nepředáváme Vaše osobní údaje subjektům, které by je využívaly k jakýmkoliv komerčním (marketingovým, reklamním) účelům a podobným aktivitám.

Předávat Vaše osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím nemáme v úmyslu.

Jakým způsobem osobní údaje získáváme a po jakou dobu je zpracováváme?

Osobní údaje získáme tím, že nám je sami sdělíte např. jejich vyplněním v žádostech, oznámeních, uvedením ve smlouvách apod. Jako orgán veřejné moci získáváme (samozřejmě při splnění všech zákonných podmínek) tzv. právně závazné údaje, tj. referenční údaje ze základních registrů prostřednictvím jednotlivých agendových informačních systémů. Tyto registry jako např. registr obyvatel (ROB), registr osob (ROS), registr práv a povinností (RPP), registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN) rovněž obsahují osobní údaje.

Osobní údaje jsou uloženy po dobu, kterou stanoví příslušné právní předpisy, pokud takové zpracování ukládají. Jedná se například o doby stanovené spisovým a skartačním řádem. V ostatních případech je doba jejich uložení stanovena jako doba nezbytně nutná k plnění našich povinností, k uplatnění Vašich práv nebo veřejných či oprávněných zájmů. Při stanovení doby uložení osobních údajů zohledňujeme veškeré aspekty daného zpracování a Vaše zájmy, příp. oprávněné zájmy, to vše tak, aby byly Vaše osobní údaje uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu.

Jakým způsobem a jakými prostředky zpracování provádíme?

Ke zpracování osobních údajů dochází jak automatizovaně (osobní údaje jsou uloženy v počítačových databázích), tak i manuálně (osobní údaje jsou uvedeny v listinných dokumentech) prostřednictvím k tomu oprávněných zaměstnanců. Způsob zpracování je závislý na typu agendy, na povinnostech uložených nám právními předpisy apod. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených databázích a prostorách.

V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování. Rozhodování je vždy založeno na rozhodnutí příslušných zaměstnanců/úředníků. Profilování1 nevyužíváme.

Jaká máte práva v souvislosti s ochranou osobních údajů?

A/ INFORMAČNÍ POVINNOSTI SPRÁVCE VŮČI SUBJEKTU ÚDAJŮ

1.    Právo být správcem informován o kontaktních údajích na správce; účelu, za jakým jsou osobní údaje požadovány; o příjemcích poskytnutých osobních údajů; úmyslu správce předat osobní údaje třetí straně; době, po kterou budou osobní údaje uloženy; o svých právech v oblasti ochrany osobních údajů; (čl. 13, 14 Nařízení EU 2016/679)

2.    Právo být správcem informován o tom, že došlo k porušení zabezpečení v případě úniku Vašich osobních údajů, které by mohly mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody; (čl. 34 Nařízení EU 2016/679)


B/   DALŠÍ PRÁVA

1.    Právo na přístup k osobním údajům, tj. právo podat žádost o informaci, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a v jakém rozsahu. V případě, že tomu tak je, máte právo znát zejména: účel zpracování osobních údajů; kategorie dotčených osobních údajů; příjemce osobních údajů; dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy; informace o zdroji osobních údajů; (čl. 15 Nařízení EU 2016/679)

2.    Právo na opravu, resp. doplnění zpracovaných osobních údajů, včetně jejich žádaného doplnění; (čl. 16 Nařízení EU 2016/679)

3.    Právo na výmaz („právo být zapomenut“), tj. právo na bezodkladný výmaz uložených osobních údajů (nicméně to pouze v případě, že pro zpracování Vašich osobních údajů nebudeme mít legitimní důvody zachování uložených osobních údajů, například povinnost Vaše osobní údaje zpracovávat; osobní údaje již nebudou potřebné pro účely, pro které byly zpracovány; byl odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů; osobní údaje byly zpracovány protiprávně); (čl. 17 Nařízení EU 2016/679)

4.    Právo vyžádat si omezení zpracování, a to zejména z důvodu napadení oprávněnosti zpracování nebo faktické správnosti uložených osobních údajů; (čl. 18 Nařízení EU 2016/679)

5.    Právo na informaci o příjemcích, kterým jsou Vaše osobní údaje zpřístupněny, pokud o to požádáte; správce je povinen (až na určité výjimky) jednotlivým příjemcům oznamovat opravy, výmazy nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů; (čl. 19 Nařízení EU 2016/679)

6.    Právo na přenositelnost údajů; pokud se osobní údaje zpracovávají automatizovaně (tj. výpočetní technikou), můžete požadovat poskytnutí těchto údajů ve strojově čitelném formátu, a to tak, abyste je mohli předat jinému subjektu; (čl. 20 Nařízení EU 2016/679)
 
7.    Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů; toto právo náleží pouze v případě, že zpracování bylo prováděno pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme byli pověřeni či pro účely oprávněných zájmů našich či třetí strany; (čl. 21 Nařízení EU 2016/679)

8.    Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování; (čl. 22 Nařízení EU 2016/679)


C/  PRÁVO PODAT STÍŽNOST; PRÁVO NA ÚČINNOU SOUDNÍ OCHRANU

1.    Právo podat stížnost u dozorového úřadu, tj. Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to za podmínek stanovených v Nařízení o ochraně osobních údajů, jestliže se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno Nařízení o ochraně osobních údajů; (čl. 77 Nařízení EU 2016/679)

2.    Právo na účinnou soudní ochranu proti závaznému rozhodnutí dozorového úřadu, které se Vás týká a právo na soudní ochranu, jestliže máte za to, že Vaše práva byla porušena v důsledku zpracování osobních údajů v rozporu s Nařízením o ochraně osobních údajů; (čl. 78 a 79 Nařízení EU 2016/679)



LHŮTY PRO UPLATŇOVÁNÍ PRÁV, FINANČNÍ NÁKLADY

Pokud budete uplatňovat práva výše uvedené pod bodem B/, jsme povinni Vám informaci o přijatých opatřeních poskytnout bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. Lhůtu můžeme ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž Vás musíme informovat, včetně důvodů prodloužení.

Informace a veškerá sdělení a veškeré úkony, které vůči nám budete činit dle Nařízení o ochraně osobních údajů, Vám poskytneme a budeme činit bezplatně. Pouze v případě, kdy by byla Vaše žádost zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože by se opakovala, můžeme buď uložit přiměřený poplatek, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost však musíme doložit.

UŽITEČNÉ ODKAZY

Informace o Vašich právech jsou uvedeny např. na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Znění Nařízení EU 2016/679 (tzv. GDPR) je dostupné zde.


VYSVĚTLENÍ (DEFINICE) ZÁKLADÍCH POJMŮ

Zpracováním je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení; (definice dle čl. 4 bodu 2 Nařízení o ochraně osobních údajů).

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osob; (definice dle čl. 4 bodu 1 Nařízení o ochraně osobních údajů).

Správce je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení (definice dle čl. 4 bodu 7 Nařízení o ochraně osobních údajů).

Právní důvody /právní základy/ zpracování osobních údajů znamenají oprávnění správce osobní údaje zpracovávat. Právní důvody tak jsou nezbytným předpokladem, aby vůbec mohlo být hovořeno ze strany správce o legálním zpracování, jelikož pokud by správce nedisponoval řádným právním důvodem ke zpracování osobních údajů, bylo by dále nerozhodné, zdali plní ostatní povinnosti, jelikož by osobní údaje zpracovával nezákonně a musel by osobní údaje zlikvidovat. Je důležité vědět, že i osobní údaje může správce zpracovávat pro různé účely, přičemž pro každý účel potřebuje právní důvod zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů se vždy váže k účelu, na základě kterého se určí právní důvod zpracování. Není vyloučeno, že „jedny“ osobní údaje (nebo jejich určitý souhrn) bude správce zpracovávat pro různé účely, přičemž tyto účely mohou v čase vznikat či zanikat, aniž by to představovalo povinnost osobní údaje likvidovat. Povinnost likvidace osobních údajů nastane v případě, kdy správce pozbude poslední právní důvod ke zpracování osobních údajů.
Zpracování je zákonné, pouze pokud je splněna nejméně jedna z těchto podmínek a pouze v odpovídajícím rozsahu:
a)    subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
b)    zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
c)    zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
d)    zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
e)    zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
f)    zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě; první pododstavec písm. f) se netýká zpracování prováděného orgány veřejné moci při plnění jejich úkolů.
(definice dle čl. 6 odst. 1 Nařízení o ochraně osobních údajů).

Profilováním je jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu; (definice dle čl. 4 bodu 4 Nařízení o ochraně osobních údajů).

↓↓ Verze pro stažení anebo tisk ↓↓