Do matričních knih se zapisuje narození, uzavření manželství, vznik registrovaného partnerství a úmrtí fyzických osob, ke kterým došlo v České republice a narození, uzavření manželství, vznik registrovaného partnerství a úmrtí státních občanů České republiky, ke kterým došlo v cizině. Dále se do matričních knih zapisují další skutečnosti, jimiž se tyto zápisy mění a doplňují. Z provedených zápisů se vydávají matriční doklady (rodný, oddací a úmrtní list a doklad o registrovaném partnerství), které obsahují údaje o skutečnostech zapsaných v matriční knize podle stavu ke dni jeho vydání.
Oprávněná osoba se může nahlédnutím do matriční knihy seznámit se všemi údaji zapsanými v matriční knize (tj. včetně dodatečných záznamů a oprav).
Dále je možné nahlédnout do sbírek listin a činit z nich výpisy za přítomnosti matrikáře. Sbírku listin vede matriční úřad pro knihu narození, knihu manželství, knihu registrovaného partnerství a knihu úmrtí za každý kalendářní rok samostatně. Sbírku listin tvoří listiny, které slouží jako podklad pro matriční zápis, jeho změnu či opravu.
Z matričních knih či sbírek listin je možné učinit i doslovný výpis, který je možné pořídit i fotokopií matričního zápisu.
Matriční úřad povolí nahlédnutí do matriční knihy či sbírky listin:
- fyzické osobě, které se zápis týká, nebo členům její rodiny, jejím sourozencům a zplnomocněným zástupcům těchto osob,
- pro úřední potřebu státních orgánů nebo výkon přenesené působnosti orgánů územních samosprávných celků,
- statutárním orgánům církví nebo duchovním jimi zmocněným, jde-li o matriční knihy vedené těmito církvemi do 31. prosince 1949,
- fyzické osobě, která prokáže, že je to nezbytné pro uplatnění jejích práv před orgány státu nebo před orgány územních samosprávných celků.
S účinností od 1.1.2014 podle ustanovení § 25b matriční úřad vydá fyzické osobě matriční doklad nebo povolí nahlédnout do matriční knihy a činit výpisy z ní v přítomnosti matrikáře, uplynula-li od provedení dotčeného zápisu v matriční knize lhůta 100 let u knihy narození, 75 let u knihy manželství nebo knihy partnerství a 30 let u knihy úmrtí.
Žadatel předloží:
- žádost o povolení nahlédnout do matriční knihy nebo sbírky listin,
- průkaz totožnosti,
- doklady, kterými žadatel prokáže, že se zápis týká jeho nebo členů jeho rodiny, případně jeho sourozenců,
- doklad, kterým fyzická osoba prokáže, že je to nezbytné pro uplatnění jejích práv před orgány státu nebo před orgány územních samosprávných celků,
- plnou moc, vyřizuje-li žádost zplnomocněný zástupce.
Předepsané formuláře nejsou stanoveny.
Za vydání stejnopisu, opisu, kopie, fotokopie nebo výpisu z úředních spisů, z knih se hradí správní poplatek 30 Kč za první stránku a 10 Kč za každou i započatou stránku, je-li kopie pořizována na kopírovacím zařízení nebo na tiskárně počítače.